Kurumsal Proje Yönetimi Nedir?
Günümüzde şirketler, geleceklerini projelerle inşa etmektedirler. Rekabetçi bir ekonomide firmalar, rakipleri karşısında pozisyonlarını korumak ve pazar paylarını arttırmak için sınırlı kaynaklarla bir takım projeleri yürütme ve zamanında bitirme becerisini göstermek zorundadırlar. Şirketlerin ve stratejilerinin başarısı, projelerinin başarısına bağlı olmaktadır.
Öte yandan projeler, alışık olduğumuz organizasyonun iş hiyerarşileri içerisinde değil, farklı bölümlerden ve disiplinlerden çalışanları barındıran gruplarla yürütülmektedir. Bu, proje yönetimini kurumsal ölçekli bir süreç haline getirmekte ve pek çok firmayı, proje yönetimi uygulamalarını iyileştirmeye yöneltmektedir.
Proje Yönetimi, performans, maliyet ve zaman hedeflerine ulaşabilmek için eldeki kaynakları en verimli şekilde programlama ve proje aktivitelerini kontrol etme sürecidir. Kurumsal Proje Yönetimi (KPY) yaklaşımı ise, bir organizasyon içerisindeki tüm projelere ait bilgiye ulaşmayı ve bu bilginin karar verme süreçlerinde kullanılmasını öngörmektedir. Kurumsal Proje Yönetimi vizyonu, projelerin ve aktivitelerin dışında kaynakların da etkin bir şekilde yönetilmesini, proje ve kaynak performansının izlenebilirliğini ve verimliliği beraberinde getirmektedir. Kurumsal bir proje yönetim sistemi ile, organizasyonun çeşitli seviyelerindeki bireyler, projelerle ilgili bilgiyi kaydetme, analiz etme ve iletme imkanı bulur ve bilgiye dayalı kararlar üretebilirler. Stratejik planlamayı da destekleyecek böyle bir yaklaşım özetle şunları hedefler:
Stratejik kararlar vermede proje portföyü verilerini kullanma
Projeleri kontrol etmek için gerekli detaylara erişim
Kaynak talebini görme, öncelikleri belirleme ve yeni eleman ihtiyaçlarını değerlendirme
Yetenekli kaynakları verimli bir şekilde kullanma
Değişen önceliklere göre projeleri yeniden organize etme
Projeleri zamanında ve bütçesinde tamamlamak, sürekli ve sürdürülebilir başarı için yeterli görülmemektedir. Aslolan firmaların kurumsal tecrübelerini biriktirmeleri, bunlardan ders almaları ve sonuçlarını yeni projelere taşımalarıdır. Kurumsal proje yönetimi ile projeler, bir takım kurumsal standartlara kavuşturulmakta ve projelerde oluşan tecrübeler saklanmaktadır. Proje yönetim süreci iyileştirilerek kurumsal bir uygulama haline getirilmektedir. Böylece yöneticiler de kritik kararlarını, bilgiye dayalı olarak ve güvenle verebilmektedirler.
Kurumsal Proje Yönetiminin Amacı
Proje yönetimi uygulamaları, günümüzde çeşitli sektörlerin vazgeçilmez yönetim araçları haline gelmiştir. Projelerin planlanan zamanda ve bütçesinde bitirilmesinde ve proje taraflarının tümünün beklentilerinin en iyi şekilde karşılanmasında etkin proje planlama ve kontrolünün önemi artık pek çok şirket tarafından anlaşılmıştır.
Bu alanda başarı, proje yönetimini kurumsallaştırarak, tüm projelerde tutarlı, sürekli ve standard bir yönetim yaklaşımını benimsemeyi gerektirmektedir. Böyle bir yaklaşımın amaçları kısaca:
- Projelerin, kişilerden bağımsız, standart yönetim süreçlerine kavuşturulması
- Projelerin süresel ve mali performansının kontrolü
- Projeleri kontrol etmek için gerekli analitik bilgiye erişim ve organizasyonun çeşitli
seviyelerindeki ihtiyaçlara uygun raporlama
şeklinde özetlenebilir.
Kurumsal Proje Yönetim Yazılımları ve Proje Yönetimine Katkıları
Proje yönetim yazılımları, yatırımların planlanması, projelerin kontrol ve takibi için çeşitli imkanlar sunmaktadır. Tüm dünyada olduğu gibi Türkiye'de de bir çok kuruluş projelerini daha iyi yönetmek için bu yazılımlardan bünyesine uygun olanı tercih etmektedir.
Bir organizasyonun süreç, proje ve kaynak yönetimini birleştiren yazılım sistemi, projelerle ilgili bütün bilgilerin ilişkilendirilerek tutulduğu bir ortam sunmaktadır.
KPY yazılımı projelerin kontrolü için gerekli olan bilgilere merkezi bir noktadan ulaşmayı, çeşitli yerlerde çalışan proje ekiplerini koordine etmeyi sağlar. Tekil olarak projelerin planlama ve kontrolünü sağlamanın ötesinde, proje portföyünün ve kaynakların stratejik hedeflere doğru başarıyla yönetilmesine yardımcı olur.
Günümüzde şirket içi projelerin daha hızlı planlanabilmesi, etkin kontrolunun sağlanması amacıyla kullanılan KPY yazılımları sayesinde üst yönetimin isteyeceği, projelerle ilgili gelişme bilgilerinin hızlı biçimde raporlanması, oluşabilecek problemlere önceden önlem almanın yollarının karar vericilere sunulması mümkün olmaktadır. Ayrıca, bu yazılımlar şirket içinde çoklu proje uygulamalarından dolayı oluşan karmaşa ortamlarını en aza indirgeme imkanı sunmaktadır.
Proje Yönetim yazılımları yatırım projeleri takibinde kullanıldığı gibi bakım planlaması ve şirket içi diğer projelerin takibinde de etkin ve verimli sonuçlar elde etmek amacıyla kullanılmaktadır. Bir işletmede yürütülen birden fazla proje intranet veya internet üzerinden takip edilebilmekte, geçmiş projelere ait veriler analiz edilerek, geleceğe ışık tutulabilmekte ve kaynakların performansı incelenebilmektedir.
Şirket yöneticileri, tüm projelerin yer aldığı proje envanterinin yönetilmesine yarayan internet tabanlı araçlar sayesinde doğru kişileri projelere atayabilir, sorunları anında tespit edebilir ve gereken çözümleri üretebilirler. Ekip üyeleri kolay bir şekilde proje bilgilerini güncelleyebilir, birbirleri arasında iletişim ve işbirliği kurabilir, e-posta ve internet tabanlı araçlar sayesinde her an her bilgiye ulaşabilirler. KPY yazılımları esnek altyapı özellikleri sayesinde mevcut sistemlerle kolayca entegre edilebilmektedirler.
Kurumsal Proje Yönetim Yazılımının Özellikleri
Kurumsal proje yönetim yazılımlarının şirketlere sundukları pek çok kolaylıklar vardır. Bu yazılımların ortak özelliklerinden kısaca bahsetmek gerekirse:
a- Kurum İçinde Standartların Oluşturulması
Proje Yönetiminde kurum çapında uyumluluğu sağlamak amacıyla standartların belirlenmesi gereklidir. Kurumun tüm proje havuzunda veri ve raporlama standardizasyonunu sağlamak amacıyla KPY yazılımı ile kurumsal şablonlar oluşturulur. Böylece kaynak ve projelerin kurum çapında maliyet, performans ve kapasite kullanım oranları doğru şekilde değerlendirilebilir ve karşılaştırılabilir.
Bir organizasyon içerisindeki bütün projeleri, ilgili kullanıcıların erişimini sağlayarak yönetmek isteyen kurumlar için çok seviyeli proje hiyerarşisi içerisinde pek çok sayıda proje, iş paketi, aktivite, temel plan ve kaynak yönetilebilir. Bu yapı projelerin izlenmesini sağlarken aynı zamanda projeleri hiyerarşik bir düzende organize eder.
b- Esnek Bilgi Erişiminin Sağlanması
İnternet tabanlı esnek bilgi erişiminin sağlanmasıyla, yöneticiler, ekip üyeleri ve iş ortakları kendi rollerine özgü proje bilgilerini görebilir, projenin ilerleyişlerini izleyebilir, paylaşabilir ve güncelleyebilirler. Ayrıca e-posta aracılığıyla güncelleme bilgilerini ilgili proje yöneticilerine zamanında gönderebilirler.
Ekip üyeleri çeşitli projelerde atandıkları görevlerini takvimlerinden izleyebilir, işlerini web’den görebilirler ve ilerlemeleri güncelleyebilirler. Zaman tablosu arayüzü ile kaynaklar projelerde harcadıkları zamanları raporlayıp, atandığı aktivitelerin adımlar, notlar ve dokümanlar gibi detaylarına da ulaşabilirler.
c- Merkezi Belge Yönetimi
Merkezi Belge Yönetimi sayesinde ekipler, projelerle ilgili belgeleri merkezi biçimde izleyebilmektedirler.
Belgeler merkezileştirildiğinde projelere ilişkin belgeleri üretmek için gerekli zaman azalmakta ve belgelerin kalitesi artmaktadır.
Organizasyonun proje uygulamaları ve süreçleri merkezi bir yerde metodolojiler şeklinde saklanır. Bu sayede proje yöneticileri proje planlarını, var olan metodolojileri kullanarak kolayca oluşturabilirler.
KPY yazılımı sunduğu iletişim ve paylaşım araçları ile organizasyonda bölümler ve bireyler arasındaki bilgi akışını da iyileştirir. Ortak ve merkezi proje veritabanı, projelerle ilgili bilgilere ulaşmak için tek kaynak olmaktadır.
KPY yazılımları geçmiş proje verilerini saklamakta ve bu veriler ilerde yapılacak planlama ve tahminlerde kullanılabilmektedir. Proje uygulamaları, gelecek projeleri daha doğru planlamayı ve bütçelemeyi sağlayacaktır. Güncel ve doğru bilgi ile proje yöneticileri ve proje yönetim sürecinin bir parçası olan tüm paydaşlar, proje veritabanındaki doğru bilgiler ışığında kararlar verebileceklerdir. Proje toplantılarını veya yorumlanması zor, karışık, standardı olmayan proje durum raporlarını beklemeden güncel bilgilere ulaşmak mümkün olacaktır.
d- Kaynak Yönetimi
Her organizasyonda sınırlı kaynak olduğundan varılmak istenen hedeflere ancak kaynakların verimli ve etkili kullanımıyla ulaşılabilir. Kaynakların iş yüklerinin doğru oluşturulamaması, projelerin kimi zaman başarısızlıkla sonuçlanmasının sebeplerinden biri olabilir. Günümüzde şirketlerin en değerli ve pahalı kaynakları ürün ve hizmet üreten çalışanları yani insan kaynaklarıdır. Bu kaynakların etkin bir şekilde yönetilmesi, yönetenlerin en önemli önceliklerindendir. KPY yazılımları bir proje yöneticisine mevcut kaynaklarını hızlı biçimde planlama, güvenilir biçimde kontrol edebilme ve kolayca anlaşılır biçimde analiz edebilme imkanı sağlamaktadır. Ayrıca, yazılım sayesinde organizasyonun tamamını kapsayacak şekilde kaynak kullanımı ve kaynak özellikleriyle ilgili doğru bilgilere erişilebilmektedir.
Merkezi kurumsal kaynak havuzu kullanılarak şirketteki tüm kaynaklar (işgücü, malzeme, iş makinesi v.b.) etkin şekilde merkezi olarak yönetilebilmektedir. Kaynak kapasite kullanım grafikleri sayesinde projelerdeki iş yükleri karşılaştırmalı olarak izlenebilmekte, daha iyi planlama yapabilmek için çeşitli projelerdeki kaynaklar karşılaştırılıp değerlendirilebilmektedir.
Projelerin başarısı için en doğru ekibi projeye atamak oldukça önemlidir. Bunu kolayca yapmak için kaynakların özelliklerine, boş zamanlarına ve diğer birçok unsura bakarak projeye en uygun kaynakları atamak kaynak optimizasyonu yapmak mümkün olmaktadır. Projeler henüz başlamadan hangi kaynakların kullanılacağını görerek önceden kaynak planlama yapılabilmektedir.
e-İzleme, Analiz ve Raporlama
KPY yazılımının proje havuzu yönetimi, raporlama ve modelleme özellikleri analiz yapma, kontrol karar verme imkanı sağlamaktadır.
Proje havuzu kullanılarak projelerin kritik performans göstergeleri incelenebilmekte, böylece hangi projenin planlanandan yavaş ilerlediği, hangisinin bütçesini aştığı kolayca izlenebilmektedir. Proje performansları güncel performans kriterlerine göre izlenip sorunlar grafik gösterimler sayesinde tespit edilebilmektedir.
Grafiksel görüntüler ve raporlar sayesinde proje havuzuna ait trendler çabucak analiz edilip sorunlar belirlenebilmektedir.
Web tarayıcı tabanlı, arayüz ile proje yöneticileri proje başlatma, planlama ve kontrol işlemleri yapar kaynak ihtiyacını ve verimini takip eder, yöneticiler veya proje sponsorları proje portföyünün özet performans verilerine ulaşırlar.
Yazılım proje yöneticileri ile proje ofislerine, aktif ve planlanan projelerden oluşan proje portföylerini analiz etme imkanı verir. Gerçekleşen verilerin girilmesiyle projelerin durumunu grafik ve tablolarla, detaylı veya özet görünümlerle izlemek mümkün olmaktadır. Proje kilometre taşlarından proje maliyetlerine, kaynak yüklerinden, bütçe dağılımlarına kadar proje portföyünü anlamada yardımcı olacak bilgiye ulaşmak mümkündür. Ayrıca simülasyon senaryoları sayesinde, proje zaman planları ve kaynak atamalarında yapılan değişikliklerin etkilerini anında görerek tüm proje havuzundaki işlerin etkin biçimde önceliklendirilmesi mümkün olabilmektedir.
Raporlama içinse tamamen şirket yapısına ve isteğine bağlı olarak raporlama sistemi oluşturulabilir. Projedeki gelişmeler ve sonuçlar şirketin bünyesine uygun bir format geliştirilerek sunulabilir yada yazılımın içinde mevcut seçeneklerden biri seçilebilir.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder